Client :
Date : 2021

Accompagner la transformation de l’organisation

Face à l’augmentation de son activité et l’évolution des modalités du travail liées à l’épidémie de COVID-19, la direction générale du Secours Populaire Français a choisi Où sont les dragons pour accompagner son comité de direction dans leur réorganisation.
Suite à une étude de terrain approfondie complétée par une revue de littérature scientifique, nous avons identifié trois domaines d’intervention :

  1. les processus (outils et méthodes de travail)
  2. les rôles (statuts et liens des acteurs)
  3. la culture (climat et histoire de l’organisation).

Nous avons appliqué une déconstruction méthodique des enjeux sous-jacents, pour réorganiser différentes formes de liens sociaux et d’outils techniques : outils métiers, Gestion Electronique de Documents, organigrammes, réunions de CoDir, processus transverses.

Feuille de route des différentes action menées : formations, création d’instances et de processus, mise à jour de fiches de postes, créations d’outils …

Entretiens et enquête de terrain

L’entretien est l’outil central de l’enquête en sciences sociales, et notamment dans l’approche ethnographique. C’est l’outil principal de collecte de données dans une démarche d’immersion en terrain. Il peut prendre des formes différentes : directif, semi-directif ou non-directif. C’est une méthode adaptable à tous les sujets et objets de recherche et employable dans tous les terrains.
L’entretien permet de mieux connaître les acteurs et populations concernés par l’objet, leurs attitudes, leurs pratiques et le sens qu’ils attribuent aux phénomènes sociaux et techniques ciblés par l’étude. La réalisation des entretiens permet de qualifier les thématiques pertinentes et d’identifier des pistes d’amélioration pour les personnes concernées.
Dans le cas du Secours Populaire, nous avons enquêté auprès de plusieurs fédérations locales ainsi que le siège afin de comprendre les rapports entre les différentes entités et les points de vue des différents acteurs impliqués dans les missions du Secours Populaire.

Atelier et cartographies

Nous avons accompagné les équipes du CODIR du Secours Populaire Français à déployer des outils de cartographie et d’enquête.
Un outil de cartographie collectif a permis aux directeurs de se situer sur un plan idéologique mais aussi fonctionnel concernant leur rôle et périmètre au sein de l’organisation. Sur cet outil, les participants ont décrit visuellement leur représentation du directeur actuel et leur vision du directeur “idéal”. En exposant les résultats et la synthèse de toutes les cartographies aux participants, cet outil a permis aux participants de se rendre compte collectivement des différents points de vue sur cette fonction. Avec ces résultats, nous avons pu également mieux comprendre la “distance” entre les acteurs et donc cibler les transformations nécessaires à mettre en place.
Les ateliers étaient menés en personne, les directeurs et directrices avaient à leur disposition des supports papiers imprimés de grande taille qui permettaient de susciter des discussions, écrire, spatialiser les réflexions.
Nos équipes les ont ensuite mises en forme afin de consolider une vision commune du diagnostic de la situation et des idées d’évolutions à expérimenter.

Déploiement et transmission

Notre accompagnement a permis de proposer un ensemble de solutions :

  • Techniques

Création d’un outil de gestion de projet
Mise en place d’un outil de suivi des projets transversaux (impliquant plusieurs directions)
Réalisation d’un organigramme directionnel

  • Sociales et organisationnelles

Redéfinition des rôles du CoDir
Création d’une instance d’arbitrage
Redéfinition des périmètres des directeurs et mise à jour de la fiche de poste
Formation à la gestion de projet

Transmission et mise en place

En complément des livrables et en concertation avec les directions et instances du SPF, nous avons programmé la mise en place progressive des différentes solutions. Après une phase de test de plusieurs semaines, nous avons mené une nouvelle observation et nous sommes entretenus avec les différentes directions pour améliorer et adapter les solutions sur la base de leur utilisation réelle.